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Organização,  Produtividade

Como se organizar melhor no trabalho

De todas as áreas da minha vida, o trabalho é onde eu mais prezo pela organização, desde o meu primeiro emprego. Eu sempre acreditei que ser organizada com as minhas tarefas e compromissos só me ajudaria a executar tudo da melhor forma. E sempre me diverti nesse processo também!

Porém, não é todo mundo que descobre com facilidade o que funciona para si mesmo em termos de organização. Quando se trata de trabalho, pode ser que isso fique ainda mais complicado… Uma vez que praticamente tudo que você precisa fazer é obrigatório e inadiável, você pode acabar atropelando as tarefas para não perder prazos ou pagar multas, e aos poucos tudo vai virando uma bola de neve.

Se isso acontece com você, está na hora de introduzir a organização na sua rotina profissional. Ainda que você possivelmente continue com muita coisa para fazer – conforme as demandas do seu trabalho -, ser mais organizado te ajuda a manter o controle das suas tarefas, ao invés de deixar que elas controlem você. Para te ajudar a começar, vou dividir com você as técnicas que uso diariamente para gerenciar e otimizar meu tempo:

TIRE TUDO DA SUA CABEÇA

Essa é a primeira coisa que qualquer pessoa que deseja se organizar melhor deve fazer: passar o que está dentro da sua cabeça para algo externo, seja físico ou eletrônico. Isso vai literalmente liberar espaço na sua mente para o que realmente importa: fazer o que precisa ser feito ao invés de pensar sobre o que precisa ser feito.

Uma agenda ou caderno são indispensáveis porque você precisa de um local para despejar seus pensamentos, anotações, listas de tarefas e prazos… Tirando de si mesmo a sobrecarga de ter que memorizar tudo sozinho. Eu sou defensora dos dois em papel porque sou usuária e colecionadora deles desde criança – e, se você está lendo esse blog, já deve saber disso! (: Mas ultimamente tenho me rendido aos métodos eletrônicos, e descobri que eles tem o seu charme também.

Se você ainda não tem um método para externalizar o que está na sua cabeça, sua missão para hoje é começar a testar o que vai funcionar melhor pra você. Faça isso até descobrir o que te ajuda e se encaixa na sua rotina! Você pode começar com um caderno ou agenda simples, ou com algum programa gratuito de gerenciamento de tarefas. Teste um método e, se não funcionar, mude para o próximo que te chamar mais atenção. O importante é se comprometer a anotar tudo, concentrando as informações nesse lugar. Você deve consultar e acompanhar o seu dia-a-dia lá – mas vamos mais falar disso daqui a pouco.

POSSIBILIDADES

Falando em sistemas eletrônicos, os meus dois preferidos são Asana e Wunderlist, ambos com versões gratuitas bem completas. Os dois foram implantados como ferramentas de gerenciamento na empresa onde eu trabalho atualmente, e me surpreendi com a forma como consegui me adaptar. Sendo eu apaixonada por papel e caneta, nunca esperei que sentiria tanto prazer concluindo tarefas com um clique de mouse! 🙂

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Foto: @bahzoffice

O Wunderlist infelizmente será descontinuado, sendo substituído pelo Microsoft To-Do, que eu não cheguei a testar. O programa tem uma interface simples e bonitinha, mas permite pouca customização. Sua melhor qualidade para mim é o som do sucesso: um click sonoro que aparece quando você conclui uma tarefa. Algo que proporciona prazer e satisfação a qualquer usuário, equivalente a dar um check ou passar marca texto no papel! Ainda é possível usá-lo normalmente, caso você queira testar.

Já o Asana tem uma interface menos intuitiva, porém lindíssima. Ele não tem o som do sucesso, porém você pode habilitar a opção de ver um unicórnio ou um ieti passando randomicamente pela tela quando conclui tarefas. Tão fofinho! Ambos os sistemas podem ser usados pelo navegador normalmente e tem aplicativos para Android e iOS. Se você quiser que eu fale mais sobre eles, me conta aqui nos comentários!

Quanto aos métodos de papel e caneta… você pode saber mais clicando na seção Papelaria aqui do blog! <3

TENHA UM MÉTODO CONFIÁVEL

Essa dica complementa a anterior e é algo que eu sempre digo: você precisa confiar no seu método. Não adianta escrever uma lista de tarefas num caderno e nunca mais abrir. Você precisa fazer um acompanhamento contínuo da sua agenda, anotando, listando, e checando tudo num ciclo infinito. Esse acompanhamento é o que vai fazer você confiar nesse método, garantindo o seu sucesso com ele.

Falando um pouco sobre como uso as minhas agendas, uma coisa que eu sempre faço para me dar segurança é voltar as páginas delas e conferir se não deixei algo de lado. Geralmente estabeleço o limite de um mês para agendas/planners, e uma quantidade pequena de páginas para cadernos.

Em termos práticos: se estou usando um planner, antes de passar para o mês de fevereiro, confiro todo o mês de janeiro para ver se esqueci alguma coisa. Caso tenha alguma tarefa pendente, eu a transfiro para outra data e sinalizo isso. Uma vez confirmado que está tudo certo com janeiro, eu bloqueio aquele mês e abro meu planner para fevereiro. No mês seguinte eu repito esse processo, fazendo com que todas as minhas tarefas futuras fiquem nas próximas páginas. Sabendo que não deixei nada para trás, não preciso ficar apegada a mil anotações e rabiscos que fiz no planner inteiro.

Isso começa a ficar muito útil lá pelo meio do ano, quando já usei vários meses do planner e as informações estão se acumulando; ou quando meu caderno já está ficando cheinho. Esse bloqueio me deixa segura de que estou em dia com os meus compromissos, sem esquecer de nada. No Asana eu deixo visíveis somente as tarefas em aberto, o que funciona tão bem quanto o controle no papel.

EVITE DISTRAÇÕES

Isso é difícil pra caramba e é clichê, eu sei. Mas é extremamente válido tentar! Não tem problema dar uma escapadinha e, pode ser sim que você consiga dar conta de tudo dentro do prazo. Mas se você sente que está perdendo muito tempo no Facebook, rolando o feed do Instagram, e protelando para fazer o que é realmente importante, isso pode se tornar um problema. Um problema com o qual eu lido diariamente, inclusive, pois é o meu maior pecado! As minhas dicas para você – e que eu tenho usado diariamente – são:

a) Desativar pelo menos algumas das notificações do celular e silenciar grupos. Isso me ajuda a não ficar o tempo inteiro com a cara na tela, perdendo tempo com notificações irrelevantes.

b) Monitorar o tempo gasto nas redes sociais. O Screen Time do iOS tem sido um aliado para acompanhar meu progresso. Tenho conseguido fazer meu tempo de tela diminuir, com a ajuda da função que bloqueia aplicativos de acordo com a categoria. Se você usa Android, existem aplicativos que fazem a vez do Screen Time para baixar na Google Play Store. Eu recomendo o Forest, onde você tem que plantar uma arvorezinha todos os dias, e ficar sem mexer no celular para fazê-la crescer.

É claro que, se você trabalha com o celular/com redes sociais, tem que filtrar essa dica e adaptar ao seu dia-a-dia. Eu, que vivo entre o emprego formal e o trabalho com a internet, busco um meio-termo entre os dois.

c) Deixar o celular afastado. Se a empresa onde você trabalha permite que os funcionários deixem o celular na mesa, tome você a atitude de deixá-lo guardado enquanto estiver fazendo algo importante. Dificultar o acesso vai fazer você mexer bem menos nele.

CADA COISA NO SEU LUGAR

Se você trabalha em um escritório, como eu, provavelmente lida com uma série de papéis e burocracia. Nem sempre temos muito espaço disponível, então é legal enxugar o máximo que você puder e manter na sua mesa somente o que é mesmo necessário, desde materiais do dia-a-dia até documentos. O que eu faço no meu trabalho é:

a) Separar o que uso raramente/com pouca frequência, e deixar guardado num armário, de preferência etiquetado. Assim sempre que preciso de determinada coisa, sei que ela está na gaveta x, na pasta y; e não preciso ocupar espaço com coisas que não uso diariamente.

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Foto: @bahzoffice

b) As coisas que realmente tem que estar à mão, eu procuro separar entre: o que vai ser útil daqui a um tempo (vou usar em alguns dias/algumas semanas); e o que preciso resolver com urgência. Geralmente mantenho essas coisas em duas pastas separadas, e já sei que devo olhá-las com frequência.

c) Escrevo muitos bilhetes, mas sempre transcrevo todos eles para o devido lugar. Salvo contatos no celular; anoto tarefas no planner ou no Asana; e diariamente jogo os rascunhos fora, depois de conferi-los. Nunca deixo papeizinhos soltos na minha mesa, porque além de contribuírem com a desorganização, não vão ser úteis caso eu precise deles futuramente, para alguma consulta.

RESPEITE A SUA INDIVIDUALIDADE

Cada pessoa funciona de um jeito! Nem sempre o mesmo esquema vai ser bom para todo mundo, e cabe a você descobrir o que se adéqua melhor à sua personalidade. Isso vai desde a escolha dos materiais que você vai usar até a empresa onde vai trabalhar. É claro que nem sempre é possível escolher – ou mudar – imediatamente. Mas quanto mais fiel a si mesmo você for, melhor vai ser o seu desempenho no trabalho.

Eu, por exemplo, sempre tive dificuldade de trabalhar em ambientes muito engessados, e descobri que me dou super bem em locais mais flexíveis e que me deem liberdade. Depois que descobri isso, passei a me envolver com projetos, empresas e pessoas que me proporcionem essas coisas, sempre que possível.

De uma maneira geral, independente de onde você está agora ou quais ferramentas tem à sua disposição, sempre é possível melhorar seu nível de organização. Um ambiente limpo e minimalista pode ajudar muito no aumento da sua produtividade e bem estar no trabalho; e eu espero poder contribuir com a sua jornada para alcançar isso!

Nesse post eu direcionei as dicas mais para quem trabalha fora de casa, em escritório, já que esse é o meu esquema de trabalho principal atualmente. Porém, eu também estou enfrentando as dores e delícias do home office, me dedicando à um novo projeto. Se você trabalha de casa, saiba que estou preparando um post exclusivo para esse tema! 🙂

Agora, se você quiser saber mais sobre as dicas que eu dei aqui, me conta nos comentários ou no Instagram. Vai ser um prazer conversar com você! Te vejo em breve, e Feliz Ano Novo! *.*

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