fbpx
como organizar emails karina matos
Organização,  Produtividade

Como organizo meus emails (e como organizar os seus)

Num dos primeiros posts que fiz aqui no blog, minha primeira sugestão sobre como começar a se organizar melhor envolvia fazer uma limpa em todos os seus emails (e em tudo o mais que estivesse sobrando).

como organizar emails karina matos
Quando você influencia positivamente! 😂👊🏻

Talvez essa ideia tenha me surgido logo de cara porque, na época, eu trabalhava no meu antigo emprego e lidava diariamente com muitas demandas vindas por email: minha caixa de entrada, além de tudo, funcionava como uma espécie de to do list e estava (quase) sempre zerada – o que me parecia muito natural.

Mas depois eu percebi que aparentemente sou um ponto fora da curva, já que organizar as caixas de email parece ser um problema muito comum entre as pessoas que conheço. Os comentários nesse meu post no Instagram comprovam isso. 😂

Então resolvi compartilhar dicas práticas de como eu faço pra manter as coisas em ordem por aqui, e espero que isso te ajude a se organizar por aí também! Vou tentar manter o mais simples possível e ao mesmo tempo mostrar em detalhes qual é o método que sigo.

PESSOAL X PROFISSIONAL

O primeiro detalhe que considero importante é que eu sempre separei minhas contas em duas grandes categorias: pessoais e profissionais. Essa separação era mais fácil quando trabalhava fora: eu tinha um email corporativo com o @ da empresa e, embora já existisse uma conta do blog, ele ainda não era considerado trabalho, como hoje.

Minhas contas corporativas, ao longo dos anos, sempre foram suuper organizadas (aliás, o trabalho sempre foi a área em que mais tive facilidade pra me organizar); mas as pessoais já sofreram muito com o acúmulo de mensagens.

Atribuo isso ao fato de que, no trabalho, manter as coisas em ordem era absolutamente necessário; enquanto que, na vida pessoal, minhas contas não precisavam de tanta atenção, pois eu não trocava muitos emails realmente relevantes através delas.

De qualquer forma, tudo isso mudou um pouco desde que virei “empresa de mim mesma”: a linha que separa o trabalho da vida pessoal é muito tênue, e minhas contas de email acabaram meio que se fundindo numa coisa só. Achei importante compartilhar essa informação pra que fique mais clara a linha de raciocínio por trás do meu esquema. 🙂

ESTRUTURA

Atualmente eu mantenho um total de 5 contas: duas estritamente pessoais, uma conta “principal” e duas do blog. Já pensei em deletar ou simplesmente deixar de usar pelo menos uma dessas contas, porém todas elas tem uma razão de existir, e ainda não encontrei um jeito de mudar isso.

Basicamente, a minha conta pessoal mais antiga, hospedada pelo hotmail, serve apenas como uma espécie de arquivo. De vez em quando ela recebe uma mensagem ou outra, mas sei que muito provavelmente nada importante virá de lá.

A conta intermediária, que eu criei com o objetivo de substituir essa anterior, acabou me servindo pra fazer cadastros em lojas, sites e algumas redes sociais.

Recebo as atualizações de ambas pelo app de emails do iOS, mas mantenho as notificações desligadas – eu vou atrás das mensagens, não são elas que vem atrás de mim, e isso é um hack incrível de gerenciamento de tempo.

Já a minha conta principal, hospedada pelo gmail, ao longo do tempo passou a centralizar tudo o que é prioridade na minha vida pessoal e profissional. É através dela que eu troco emails mais importantes e que recebo as atualizações das contas do blog: suporte e oi@karinamatos.blog.br – pode me mandar mensagem por lá! 💌

Tenho acesso a tudo com um único login, e o gmail me permite colocar uma tag automática em tudo o que vem do blog, deixando bem fácil a visualização na caixa de entrada:

como organizar emails karina matos

Essa união facilitou demais a minha vida, e contribuiu pra que eu migrasse o esquema que usava no trabalho pra todo o resto: hoje em dia tudo fica mais arrumado, até o que não é tão relevante. Aqui estão os 3 pontos principais desse esquema:

1| Eliminar o que é desnecessário

Toda vez que abro uma caixa pra organizar, a primeira coisa na qual eu bato o olho são as mensagens que podem ser descartadas. Sempre tem: nos emails do blog, recebo spam; nos emails pessoais, recebo newsletters que nem sempre serão lidas… e por aí vai.

Quando tem bastante mensagem do mesmo remetente, eu faço uma busca e deleto tudo de uma vez; e, se tem poucas, não fica tão difícil apagar de uma por uma.

Mas, se você tem recebido muitos emails indesejados, o segredo é simplesmente cancelar a sua inscrição: no caso do spam é mais complicado, mas, em geral, dá pra se descadastrar de newsletters pelas quais você não tem interesse e parar de receber mensagens que não lê.

Evite ficar recebendo avisos e lembretes de redes sociais tipo o Facebook e o Instagram a cada vez que alguém curtir uma foto sua, por exemplo. Nas suas notificações dá pra acessar tudo isso sem estresse e na hora que você optar por fazê-lo, controlando melhor não só o seu email mas também o seu tempo.

Cancele os seus cadastros em algumas lojas, especialmente as que enviam mensagens diariamente. Além de evitar o acúmulo de emails pra organizar, seu bolso agradece: fica um pouco mais simples não gastar dinheiro com o que não precisa quando você não está vendo o que não precisa.

Seja adepta do minimalismo digital e elimine das suas contas tudo o que for indesejado ou desnecessário, assim que o encontrar.

2 | Marcadores e pastas

Impossível se organizar sem eles. Tenho marcadores e pastas pra tudo, e crio subpastas pra temas interligados. Arquivo dentro deles tudo o que pode ser interessante ou necessário futuramente, mas que não precisa de atenção no momento.

Em geral, essa é a minha segunda ação quando vou organizar as caixas: depois de eliminar o “lixo eletrônico”, meu olho já vai direto naquilo que pode ser arquivado. Isso é bastante pessoal, mas existem algumas categorias básicas que podem ser usadas, como, por exemplo:

  • casa / pessoal
  • financeiro / compras
  • estudos / faculdade / cursos
  • trabalho / jobs
  • newsletters…

Basicamente, eu recomendo que, caso você ainda não tenha, crie esses separadores pra organizar as mensagens que deseja manter. As mais importantes podem ser marcadas com estrelas (ou pinadas, conforme a sua hospedagem), facilitando o seu acesso. E as menos importantes estarão guardadinhas, para o caso de você precisar delas, porém deixando sua caixa de entrada livre.

As marcações que eu uso na minha conta principal atualmente são as seguintes:

como organizar emails karina matos

Dentro de todas essas pastas, é claro que eu acabo arquivando muito email que nunca mais será acessado na vida, então de vez em quando gosto de passar o olho por elas e ver se tem algo que também pode ser eliminado. (A essa altura acho que já ficou claro que amo jogar coisa fora.) Faça o mesmo quando sobrar um tempinho!

3 | To do list

Por último, meu processo de organização envolve planejamento e execução: toda vez que um email demanda ação, seja responder, encaminhar, cobrar outra pessoa ou realizar algum processo, ele:

  • ou continua na caixa de entrada, como forma de me lembrar de que a ação ainda não foi concluída;
  • ou vai pro arquivo, mas passa pro meu planner em forma de tarefa.

Quando a demanda é rápida, eu já resolvo na hora; e quando leva mais tempo, utilizo as estrelinhas e pins como um lembrete visual de que aquilo precisa de atenção. Uma vez que está tudo finalizado, fico livre pra arquivar (ou dar check nas tarefas), remover as estrelas, e deixar minhas caixas de entrada com essa aparência aqui, que dá paz no coração:

como organizar emails karina matos

Agora me diz: você tem dificuldade pra organizar seus emails? Tem tantos deles que fica assustada na hora de começar? Leu esse post e ainda ficou com alguma dúvida? Quais são suas angústias, minha leitora linda? Me conta que eu te respondo lá no Instagram ou, dependendo do tamanho da resposta, num novo post aqui no blog! Vou adorar estender nossa conversa! 💛

divisor

Quer receber mais conteúdos do blog e ter acesso a recursos gratuitos? 💕 Deixe seu email aqui:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *